De eerste persoon van je organisatie die zich aanmeldt bij pin-a-desk wordt de beheerder. Deze stelt de locatie(s) in, wijzigt de tijdsperiodes indien gewenst en bepaalt het aantal beschikbare plekken per locatie. Andere medewerkers van dezelfde organisatie kunnen ook direct inloggen en gebruik maken van de instellingen gedaan door de eerste medewerker. De beheerder kan andere personen ook tot beheerder maken.