Personen uit je organisatie
Beheer van personen
Via het personen menu kan je gegevens van personen beheren. Personen worden automatisch toegevoegd aan deze lijst nadat ze voor de eerste keer hebben ingelogd in pin-a-desk. De voornaam, achternaam en email adres worden bij iedere nieuwe login aangepast op basis van de informatie die via de authenticatie verkregen wordt.
Toevoegen van personen
Het toevoegen van nieuwe personen kan handmatig gedaan worden, maar dit wordt niet geadviseerd. Vraag je collega om zelf een keer in te loggen, waarmee automatisch een nieuw persoon record wordt aangemaakt. Indien je wel handmatig een persoon aanmaakt, zorg er dan voor dat je het juiste email adres gebruikt, aangezien dit als unieke identificatie gebruikt wordt.
Verwijderen van personen
Het verwijderen van personen dient handmatig gedaan te worden, om te hoge licentiekosten te voorkomen. Collega's die de organisatie hebben verlaten, hebben géén toegang meer tot pin-a-desk. Dat komt doordat pin-a-desk gebruik maakt van de authenticatie service van jouw organisatie.
Personen koppelen aan teams
Via het personen detailscherm kan een persoon aan een ander team gekoppeld worden. Dit is de enige plek waar dat mogelijk is. Bij de eerste login, heeft een persoon de mogelijkheid gehad om een team te kiezen. Het wijzigen kan enkel hier gedaan worden.
Rol toekennen
Via de optie Rol is het mogelijk om een collega meer of minder rechten te geven binnen pin-a-desk. De volgende rollen kunnen gekozen worden:
- Gebruiker. Dit is de standaard rol, die enkel rechten geeft op het reserveren van werkplekken voor zichzelf.
- Secretaris. Met deze functie krijgt een persoon de mogelijkheid om alle reserveringen van collega's te zien. Bovendien kan deze rol ook reserveringen verder in de toekomst doen, dan de periode die via Instellingen is geconfigureerd.
- Beheerder. Met deze rol heb je volledige beheer rechten op pin-a-desk en mag je alle instellingen aanpassing, inclusief de financiële instellingen.